KURGAN'dan Bilgi İsteme Yazısı Aldım: Şimdi Ne Yapmalıyım? Mükellefler İçin Adım Adım Rehber

Finerji Mali Müşavirlik
11 Eki
5 dakikada okunur

Hazine ve Maliye Bakanlığı'ndan gelen ve üzerinde "KURGAN" referansı bulunan bir yazı aldınız. Bu durumun ilk başta endişe verici olabileceğini anlıyoruz. Ancak endişelenmenize gerek yok. Finerji olarak amacımız, bu rehberle size bu yazının ne anlama geldiğini, neden gönderildiğini ve en önemlisi bundan sonra ne yapmanız gerektiğini basit, anlaşılır ve adım adım bir dille açıklamaktır.

1. "KURGAN Yazısı" Nedir? Panik Yapmaya Gerek Var Mı?

Öncelikle bu yazının ne olduğunu ve ne olmadığını net bir şekilde ayıralım. Bu, süreci doğru anlamanız için en kritik adımdır.

Bu Yazı NEDİR? 👍	Bu Yazı NE DEĞİLDİR? 👎
Bir bilgi isteme yazısıdır (VUK m.148).	Bir vergi incelemesi başlama bildirimi değildir.
Karşıt inceleme mahiyetindedir.	Size bir ceza kesildiği anlamına gelmez.
Olası bir denetimin habercisidir.	Cebri nitelikte (zorlayıcı) bir yazı değildir.
Bir erken uyarı sisteminin parçasıdır.	Kayıtlarınızı düzeltmeniz için yasal bir zorunluluk getirmez.
Size bir tercih hakkı sunar.	Hakkınızda sahte belge kullandığınıza dair kesin bir delil değildir.

Bu tablodaki en önemli noktayı ve yazının ana mesajını şu şekilde özetleyebiliriz:

Esasında mükellefe bir tür tercih hakkı sunmaktadır; sahte belge kullandıysanız düzeltme beyannamesi verin ancak kullanmadıysanız istenilen bilgi ve belgeleri verin işinize bakın.

Bu ifade, sürecin temel mantığını anlamak için en önemli noktadır. Yazı, size bir yol ayrımında olduğunuzu bildirir ve kararı size bırakır.

Peki, vergi idaresi neden size bu uyarıyı yapma ihtiyacı hissetti? Gelin şimdi bu uyarının arkasındaki teknoloji olan KURGAN sistemini anlayalım.

2. KURGAN Sistemi: Vergi İdaresi Sizi Neden Uyardı?

KURGAN, Vergi Denetim Kurulu Başkanlığı tarafından geliştirilen son derece gelişmiş bir teknolojidir. Bu sistemi bir vergi mükellefinin anlayacağı şekilde üç temel özelliğiyle özetleyebiliriz:

• Büyük Veri Analizi Yapan Bir Risk Analiz Sistemidir: Milyarlarca fatura ve ticari işlemi anlık olarak tarayarak, normalden sapan veya şüpheli görünenleri tespit eder. Varsayımlara değil, somut verilere dayanır.

• "İşlem Riski" Ölçer, "Mükellef Riski" Değil: Sistem sizi bir bütün olarak "riskli mükellef" olarak etiketlemez. Sadece belirli bir mal veya hizmet alımınızın işlem olarak risk taşıdığını işaret eder. Bu çok önemli bir ayrımdır. Size gelen yazı, tüm ticari faaliyetlerinizin değil, sadece belirtilen o işlemin riskli bulunduğunu söyler.

• Bir Erken Uyarı ve Sinyalleme Mekanizmasıdır: Amacı, olası bir vergi incelemesine dönüşmeden önce sizi riskli durum hakkında bilgilendirerek kendi tedbirinizi almanıza olanak tanımaktır.

Yazının neden özellikle alıcı olarak size gönderildiğini merak ediyor olabilirsiniz. Sebebi basit: Vergi idaresi, satıcının ne fatura kestiğini dijital sistemlerden zaten görüyor. Ancak sizin, alıcı olarak, bu riskli faturayı kayıtlarınıza alıp almadığınızı, aldıysanız daha sonra bir "düzeltme beyannamesi" vererek kayıtlardan çıkarıp çıkarmadığınızı dijital olarak göremiyor. İdarenin bu belirsizliğe verdiği isim "mutabakat riski"dir. İşte size gönderilen bu yazının temel amacı, bu belirsizliği ortadan kaldırmak ve durumu netleştirmektir. Bunu şöyle düşünebilirsiniz: Vergi idaresi satıcının dükkanından ne çıktığını görüyor ama sizin deponuza ne girdiğini ve orada ne işlem gördüğünü göremiyor. Bu yazı, o depoyu kontrol etme talebidir.

Artık yazının ne olduğunu ve neden geldiğini anladığınıza göre, en önemli kısma geçebiliriz: Şimdi ne yapacaksınız? İşte size özel eylem planınız.

3. Adım Adım Eylem Planınız: Karşılaşacağınız İki Temel Senaryo

Atmanız gereken ilk ve en önemli adım, yazıda belirtilen işlemleri dürüstçe gözden geçirmek ve kendi durumunuzu objektif bir şekilde değerlendirmektir. Bu değerlendirme sonucunda karşınıza iki ana senaryo çıkacaktır.

3.1. Senaryo A: "Bu İşlemden Emin Değilim, Riskli Olabilir."

Eğer yazıda belirtilen faturanın veya ticari işlemin sahte olabileceğinden şüpheleniyorsanız ya da zihninizde "kullanmış olabilirim" gibi bir tereddüt varsa, izlemeniz gereken yol budur. Bu senaryo, rasyonel bir tedbir alarak kendinizi koruma altına almanızı sağlar.

İzlenecek Adımlar:

1. Kayıtlarınızı Düzeltin: Riskli olarak değerlendirdiğiniz işleme ait Katma Değer Vergisi'ni (KDV) yasal defter kayıtlarınızdan ve ilgili beyannamelerinizden çıkarın.

2. "Pişmanlık Beyannamesi" Verin: Bu yazı bir inceleme başlangıcı olmadığı için Vergi Usul Kanunu'nun 371. maddesindeki "pişmanlık ve ıslah" hükümlerinden yararlanabilirsiniz. Bu sayede, ödemeniz gereken vergi çıksa bile vergi ziyaı cezası kesilmeyecektir. Bu, sürecin size sunduğu en büyük avantajlardan biridir.

3. İdareyi Bilgilendirin: Yaptığınız bu düzeltmeyi, size gelen yazıya istinaden hazırlayacağınız bir cevabi yazıyla ilgili vergi dairesine bildirin.

Bu yolu seçmek, sizi olası bir vergi incelemesinden ve bu incelemenin getirebileceği adli süreçlerden koruyabilecek "rasyonel bir tercih" olacaktır.

3.2. Senaryo B: "İşlemim Gerçek ve Belgelediğimden Eminim."

Eğer yazıda belirtilen mal veya hizmeti gerçekten aldığınıza, faturanın meşru olduğuna ve ticari işlemin her yönüyle gerçekliğine inanıyorsanız, bu senaryo sizin için geçerlidir.

Bu noktada içinizi rahatlatacak şu önemli bilgiyi vurgulamak gerekir: Sadece bu yazı geldi diye, hakkında olumsuz bir rapor bulunmayan bir firmadan aldığınız faturaya ilişkin KDV indirimini iptal etmek gibi bir kanuni zorunluluğunuz yoktur.

İzlenecek Adımlar:

1. İşleminizin gerçekliğini kanıtlayan delilleri toplayın ve arşivleyin. Muhtemel bir denetimde, vergi müfettişlerinin kast unsurunu değerlendirirken baktığı 13 objektif kritere (Sahte veya Muhteviyatı İtibarıyla Yanıltıcı Belge Kullanma İncelemeleri hakkındaki ilgili Vergi Denetim Kurulu Genelgesi'nde belirtilmiştir) uygun deliller toplamanız kritik önem taşır. Bunların en temel olanları şunlardır:

◦ Ödeme Belgeleri: Banka havalesi, EFT dekontları, çek fotokopileri, çekin ciro silsilesi ve çekin kim tarafından tahsil edildiği gibi ödemenin yapıldığını gösteren kanıtlar.

◦ Sevkiyat ve Teslimat Belgeleri: Sevk irsaliyesi, taşıma irsaliyesi, teslim-tesellüm belgeleri gibi malın fiziken hareket ettiğini gösteren evraklar.

◦ Faaliyetle Uyumluluk: Faturadaki mal veya hizmetin, şirketinizin faaliyet konusuyla ve iş hacmiyle uyumlu olduğunu gösteren bilgi ve belgeler.

2. İstenen bilgileri içeren net ve delil odaklı bir cevabi yazı hazırlayın.

3. Yazıyı yasal süresi içinde vergi dairenize sunun.

Her iki senaryoyu da anladıktan sonra, aklınızda kalabilecek bazı ek soruları yanıtlayarak konuyu pekiştirelim.

4. Sıkça Sorulan Sorular ve Önemli Not

• Soru: Bu yazıyı alınca ne yapmalıyım?

◦ Cevap: Öncelikle yazıda belirtilen işlemleri dürüstçe gözden geçirin. Eğer işlemin riskli olduğunu düşünüyor veya en ufak bir tereddüt yaşıyorsanız, kayıtlarınızı düzeltip pişmanlık beyannamesi vererek idareyi bilgilendirin. Eğer işlemin gerçekliğinden eminseniz, bunu destekleyen delilleri toplayıp istenen bilgileri bir cevap yazısıyla sunun. Unutmayın, yazıya yasal süresi içinde cevap vermemek özel usulsüzlük cezasına neden olabilir.

• Soru: Yazıyı aldım ama bir düzeltme yapmadım. İncelemeye alınırsam otomatik olarak "sahte belgeyi bilerek kullanmış" sayılıp hakkımda suç duyurusunda bulunulur mu?

◦ Cevap: Hayır. Bu yönde otomatik bir işlem söz konusu değildir. Bir vergi müfettişi inceleme yaparsa, sahte belgeyi bilerek kullanıp kullanmadığınızı (kast unsurunu) değerlendirmek için "Sahte veya Muhteviyatı İtibarıyla Yanıltıcı Belge Kullanma İncelemeleri" hakkındaki ilgili Vergi Denetim Kurulu Genelgesi'nde belirtilen 13 objektif kritere bakacaktır. Yazıya rağmen düzeltme yapmamış olmanız tek başına suçlu olduğunuz anlamına gelmez.

• Soru: Neden bu yazı satıcıya değil de alıcı olarak bana geliyor?

◦ Cevap: Çünkü vergi idaresi satıcının ne fatura kestiğini zaten dijital olarak görüyor. Ancak sizin bu faturayı kayıtlara alıp almadığınızı veya sonradan bir düzeltme beyannamesi verip vermediğinizi bilemiyor. Bu belirsizliği (mutabakat riskini) gidermek için alıcı olarak sizden bilgi isteniyor.

Akılda Tutulması Gereken Önemli Not

Gönderilen yazı, esasında "mükellefi, kendi bildiğiyle korkutma" anlamı da taşımaktadır. Mükellefin kafasında "acaba kullandığım faturanın sahte olduğunu gerçekten de biliyorlar mı?" gibi bir savunma mekanizması işlemesini hedefler. Bu nedenle, yazıda belirtilen hususlarla ilgili en ufak bir tereddüdünüz varsa, bunu düzeltme/pişmanlık beyannamesi ile bildirmek sizi olası bir incelemeden kurtarabilir.

Tüm bu adımları ve bilgileri özetleyerek rehberimizi tamamlayalım.

Gelecek İçin Proaktif Kontrol Listesi

Bu süreci atlattıktan sonra, gelecekte benzer durumlarla karşılaşma riskinizi en aza indirmek için ticari hayatınızda aşağıdaki alışkanlıkları edinmenizi tavsiye ederim:

• Ödeme İzlerinizi Sağlama Alın: Yaptığınız tüm ödemeleri, özellikle de banka kanalıyla (EFT/havale) gerçekleştirin. Banka dekontları, bir işlemin gerçekliğini kanıtlayan en güçlü delillerdendir.

• Tedarikçilerinizi Periyodik Olarak Gözden Geçirin: Özellikle yüksek hacimli veya ilk kez çalıştığınız tedarikçilerin ticari faaliyetlerini ve piyasadaki durumlarını makul ölçüde araştırın.

• Fiziksel Teslimatı Belgeleyin: Mal alımlarınızda sevk irsaliyesi, teslim-tesellüm tutanağı gibi belgelerin eksiksiz olduğundan emin olun. Bu evraklar, faturaya konu malın fiziken hareket ettiğini gösterir.

5. Sonuç: Bu Yazıyı Bir Fırsat Olarak Değerlendirin

Özetle, Hazine ve Maliye Bakanlığı'ndan aldığınız KURGAN referanslı bu yazı bir ceza veya suçlama değildir. Aksine, modern denetim tekniklerinin bir parçası olan bir "erken uyarı" sistemidir.

Bu yazı size, kayıtlarınızı bir kez daha gözden geçirme ve olası bir hatayı, hakkınızda büyük bir vergi incelemesi başlamadan önce proaktif olarak ve cezasız bir şekilde düzeltme fırsatı sunmaktadır. Bu yönüyle süreç, mükellef haklarını gözeten bir güvenlik katmanı olarak da işlev görmektedir.

Artık bu rehberdeki bilgilerle donanmış durumdasınız. Kendi durumunuzu en iyi siz bilirsiniz. Sakin bir değerlendirme yaparak kendi ticari gerçeğiniz için en doğru ve rasyonel kararı verebilirsiniz.

Saygılarımızla, Finerji Mali Müşavirlik